Sirkulasi Perpustakaan

Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi (Rahayuningsih, 2007: 95). Menurut Pawit M Yusuf (2007: 70), pelayanan peminjaman koleksi atau disebut juga sebagai pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang memutar koleksi, dipinjam keluar, dikembalikan, dipinjam keluar lagi dan seterusnya. Dalam dunia perpustakaan memiliki arti perputaran buku atau jenis koleksi untuk beberapa waktu lamanya.

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa layanan sirkulasi merupakan kegiatan perputaran koleksi bahan pustaka mulai dari peminjaman, pengembalian serta perpanjangan koleksi. Kegiatan dalam pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan yang sangat penting. Kegiatan tersebut merupakan kegiatan inti yang selalu dilakukan oleh pustakawan maupun pemustaka. Menurut SulistyoBasuki dalam buku Darmono (2007: 174), perlu adanya deskripsi tugas yang jelas dalam melakukan pelayanan kepada pemustaka yaitu:

  1. Mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan. Pengawasan keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan untuk dipinjam menjadi tanggung jawab bagian sirkulasi. Untuk itu bagian sirkulasi harus bersikap tegas dengan tetap mempertimbangkan sikap sebagai unit layanan publik yaitu ramah, simpatik, lugas. Untuk perpustakaan dengan sistem terbuka maka sikap ini lebih sulit dilaksanakan dari perpustakaan yang menggunakan sistem tertutup.
  2.  Pendaftaran anggota perpustakaan Bagian sirkulasi salah satu tugasnya adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan. Untuk beberapa perpustakaan, tugas menerima keanggotaan perpustakaan ada yang menjadi bagian tata usaha perpustakaan. Pelimpahan tersebut pada umumnya berkaitan dengan tugas–tugas ketatausahaan yang sifatnya administratif. Selain menerima pendaftaran anggota, bagian sirkulasi juga bertanggungjawab terhadap perpanjangan keanggotaan perpustakaan. Banyak perpustakaan yang menerapkan jangka waktu keanggotaan. Selain itu bagian sirkulasi juga bertanggungjawab terhadap pengeluaran surat bebas pinjam bahan pustaka. Pada lingkungan sekolah, surat bebas pinjam pustaka digunakan untuk pindah sekolah, atau kegiatan lain yang masih terkait.
  3. Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka Bagian sirkulasi bertanggungjawab untuk melakukan kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai perpustakaan. Sistem bisa bermacam–macam tergantung dari sistem yang digunakan. Pada umumnya perpustakaan hanya menggunakan satu sistem peminjaman.
  4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman.
  5. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman.
  6. Menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota. Jika menghilangkan bahan pustaka yang dipinjam, pemakai diminta untuk mengganti buku yang sama. Sering pemakai merasa kesulitan untuk mengganti dengan buku yang sama, jika buku yang dihilangkan tahun terbitnya sudah lama karena buku yang dihilangkan sudah tidak ada di pasaran. Untuk mengatasi hal ini biasanya perpustakaan meminta untuk mengganti buku sejenis.
  7. Membuat statistik sirkulasi. Tugas bagian sirkulasi yang lain adalah membuat statistik peminjaman. Statistik peminjaman terdiri jumlah dan kelompok buku yang dipinjam, diperpanjang, dikembalikan, statistik kelompok buku yang paling banyak dipinjam, statistik kelompok pemakai atau peminjam.
  8. Penataan koleksi di jajaran atau rak. Penataan koleksi atau selving buku di jajaran rak menjadi tanggungjawab bagian sirkulasi. Buku–buku yang selesai dibaca di tempat atau selesai dipinjam harus ditata kembali di rak agar pemakai lainnya segera dapat meminjam koleksi perpustakaan. Penataan koleksi di rak tergantung jenis koleksinya. 
  9.  
  10. Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan

Pelayanan perpustakaan harus dijalankan dengan baik dan tertib oleh pustakawan maupun pemustaka. Agar kegiatan layanan perpustakaan dapat berjalan dengan tertib maka perlu dibuat peraturan serta tata tertib perpustakaan. Menurut Meilina Bustari (2000: 52) isi peraturan perpustakaan meliputi hal–hal sebagai berikut:

  1. Jam buka perpustakaan, jam pelayanan peminjaman dan jam pelayanan pengembalian.
  2. Macam koleksi yang boleh dipinjam dan macam koleksi yang tidak boleh dipinjam.
  3. Tata tertib peminjaman, syarat peminjaman, batas jumlah peminjaman dan lama peminjaman.
  4. Sanksi pelanggaran.
  5. Tata tertib selama berada di ruang perpustakaan.
  6. Lain–lain yang dianggap perlu.
  7.  
  8. Sistem Peminjaman

 Sistem peminjaman untuk tiap–tiap perpustakaan tidak sama tergantung dari kondisi masing–masing perpustakaan. Sehingga perpustakaan selalu mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan perpustakaannya. Sulistyo–Basuki dalam Darmono (2007: 179) menyatakan apapun sistem peminjaman yang digunakan oleh perpustakaan, sistem peminjaman harus mampu memberikan jawaban atas pertanyaan berikut:

  1. Siapakah yang meminjam buku tertentu?
  2. Kapan tanggal kembalinya?
  3. Buku apa saja yang dipinjamkan pada tanggal tertentu?
  4. Buku dalam subyek apa saja yang dipinjam pada hari tertentu?
  5. Berapakah jumlah buku per subyek yang dipinjam?
  6. Buku apa saja yang harus kembali pada tanggal tertentu?
  7. Berapa buku yang kembali pada tanggal tertentu?
  1. Otomasi Perpustakaan

Sistem otomasi merupakan proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan yang meliputi pengadaan, pengolahan, penyimpanan dan penyampaian informasi. Sistem ini mengubah segala bentuk sistem manual menjadi sistem perpustakaan yang terkomputerisasi sehingga proses pengolahan data koleksi perpustakaan menjadi lebih akurat dan cepat.

Dikutip dari Balerancage (2011) terdapat beberapa pengertian mengenai otomasi perpustakaan dari para ahli. Pendapat pertama dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yang menyatakan bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentinngan perpustakaan mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembaca. Lebih lanjut dikemukakan oleh Abdurrahman Saleh, bahwa penerapan teknologi komputer di bidang perpustakaan dan informasi menjadi semakin penting, karena teknologi ini menjanjikan peningkatan mutu layanan perpustakaan terutama kecepatan dan efisiensi kerja. Dalam ilmu perpustakaan, otomasi berfungsi sebagai :

  1. Fungsi pengganti sebagai pekerjaan manual menjadi otomasi.
  2. Fungsi pengaturan pekerjaan rutin secara otomatis, sehingga fungsi pengaturan manusia berkurang.
  3. Fungsi koordinasi yaitu fungsi berdasarkan pada sistema informasi manajemen, pengajaran berbantu komputer, pelaksanaan penelitian dan membuat model.
  4. Membangun database koleksi perpustakaan.
  5. Meningkatkan pelayanan perpustakaan, dengan cara mengurangi pelaksanaan kerja sistem manual dengan mengganti berdasarkan sistem otomasi.
  1. Layanan Referensi

Layanan referensi merupakan pelayanan bimbingan dalam menggunakan koleksi referensi dan memberikan informasi dengan tepat guna serta cepat kepada murid dan guru, dengan kata lain bahwa pelayanan referensi pelayanan yang berhubungan dengan pelayanan pemberian informasi dan pemberian bimbingan belajar (Ibrahim Bafadal, 2005: 89). Menurut Rahayuningsih (2007: 103) pelayanan referensi adalah suatu kegiatan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pelayanan referensi merupakan kegiatan untuk membantu pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan menggunakan koleksi referensi melalui arahan maupun bimbingan dari pustakawan bagi pengguna yang belum mengerti bagaimana cara mendayagunakan koleksi referensi.

  1. Layanan Ruang Baca
  1. Pengertian Layanan ruang baca

adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan berupa tempat untuk melakukan kegiatan membaca di perpustakaan. Layanan ini diberikan untuk mengantisipasi pengguna perpustakaan yang tidak ingin meminjam untuk dibawa pulang akan tetapi mereka cukup memanfaatkannya di perpustakaan (Darmono, 2007: 171–172). Menurut Badan Standarisasi Nasional tentang Perpustakaan Sekolah (2009: 5–6) luas perpustakaan sekurang– kurangnya untuk SD dan MI 56 dengan area koleksi 45% dari ruang yang tersedia, area pengguna seluas 25% dari ruang yang tersedia, area staf perpustakaan seluas 15% dari ruang yang tersedia, dan area lain–lain seluas 15% dari ruang yang tersedia. Perpustakaan menyediakan sekurang–kurangnya rak buku, lemari katalog, meja dan kursi baca, meja dan kursi kerja, meja sirkulasi, mesin tik/perangkat komputer dan papan pengumuman atau pameran. Menurut Lasa HS (2008: 154) apabila ketentuan luas perpustakaan dengan ukuran 56 sulit dipenuhi, maka dapat digunakan rumus 0,25 /siswa. Dengan demikian semakin banyak siswa maka jumlah kebutuhan ruang juga semakin luas.

  1. Tata Letak Untuk memperlancar kegiatan dan penyelesaian pekerjaan, dalam penataan ruangan perlu diperhatikan prinsip–prinsip tata ruang berikut ini : (a) Pelaksanaan tugas yang memerlukan konsentrasi hendaknya ditempatkan di ruang terpisah atau di tempat yang aman dari gangguan, (b) Bagian yang bersifat pelayanan umum hendaknya ditempatkan di lokasi yang strategis agar mudah dicapai, (c) Penempatan perabot seperti meja, kursi, dan rak hendaknya disusun dalam bentuk garis lurus, (d) Jarak satu mebeler dengan lainnya dibuat agak lebar agar orang yang lewat lebih leluasa, (e) Bagian–bagian yang mempunyai tugas sama, hampir sama atau merupakan kelanjutan, hendaknya ditempatkan di lokasi yang berdekatan, (f) Bagian yang menangani pekerjaaan yang bersifat berantakan seperti pengolahan, pengetikan, dan penjilidan hendaknya ditempatkan di tempat yang tidak tampak oleh khalayak umum, (g) Apabila memungkinkan semua petugas dalam suatu unit / ruangan duduk menghadap ke arah yang sama dan pimpinan duduk di belakang, (h) Alur pekerjaan hendaknya bergerak maju dari satu meja ke meja lain dalam satu garis lurus, (i) Ukuran tinggi, rendah, panjang, lebar, luas dan bentuk perabot hendaknya dapat diatur lebih leluasa, (j) Bagian yang menimbulkan berisik / suara hendaknya ditempatkan di ruang terpisah (Lasa HS, 2008: 150).

Ketentuan lain yang berkaitan dengan ruang baca juga dikemukakan oleh International Federation of Library Associations (2006: 10) yang menyatakan bahwa hal–hal yang harus diperhatikan dalam tata ruang demi maksimalnya pelayanan ruang baca adalah sebagai berikut : (a) Lokasi terpusat atau sentral, bilamana mungkin di lantai dasar, (b) Akses dan kedekatan, dekat dengan kawasan pengajaran, (c) Faktor kebisingan, paling sedikit di perpustakaan tersedia beberapa bagian yang bebas dari kebisingan dari luar, (d) Pencahayaan yang baik dan cukup, baik lewat jendela maupun penerangan, (e) Suhu ruangan yang tepat, (f) Desain yang sesuai guna memenuhi penderita cacat fisik, (g) Ukuran ruang yang cukup untuk penempatan koleksi buku, fiksi dan non fiksi, buku sampul tebal maupun tipis, surat kabar dan majalah, sumber non cetak serta penyimpanannya, ruang belajar, ruang baca, komputer, meja, ruang pameran, ruang kerja tenaga dan meja perpustakaan, (h) Fleksibilitas untuk memungkinkan keseberagaman kegiatan serta perubahan kurikulum dan teknologi pada masa mendatang.